工作流自动化的含义、重要性与使用方法(上)

 2024/6/28  138     关键词:工作流 营销自动化 数字营销
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我们通常会使用软件来让工作更轻松——软件应帮助我们更快地完成工作。就像使用软件工具的企业和人一样,软件工具也一样有自己的问题:某些环节需要一些人工干预——大多数是需要手动数据输入,这就降低了效率。但有了工作流自动化,就不必再这么麻烦了。

工作流自动化是指在您使用的应用程序内简化和自动化一系列任务的行为。工作流自动化让您可以根据业务需求开发流程,而不是根据所使用的工具来创建流程。最大的好处是:一切都是自动化的。

什么是工作流自动化?

工作流自动化是简化和自动化软件中一系列可重复任务的过程,它超越了一次性任务,例如将电子邮件保存到待办事项列表中。

为了更好地解释工作流自动化,我们分解一下什么是自动化与工作流。

什么是自动化?

自动化就是设置某些东西自动运行。任何自动化的核心都可以归结为一个简单的命令:WHEN 和 DO。“当发生这种情况时,就执行该操作。”即使最复杂的自动化也可以分解为这个简单的命令。

什么是工作流?

工作流是应用程序中可重复的一组步骤,用于完成流程。但工作流和流程是不是一回事呢?

将流程视为需要做的“事情”。例如,您的企业可能有一个流程,用于在达成交易或提案后向客户开具账单。需要创建发票,将其发送给客户,并在开始前让客户签署并付款。

要完成此过程,就需要一个工作流。将工作流视为将“如何”执行此操作——使流程运行所需的具体步骤。例如,您需要在 QuickBooks 中创建发票,将其上传到 DocuSign,通过电子邮件将其发送给客户进行签名,然后通过 Stripe 发送后续邮件以收取付款。

工作流自动化示例

工作流自动化将使您能够为保持正常运行的业务流程而创建自主操作的工作流。例如管理发票、收集潜在客户、发送营销电子邮件等等。

可以实现自动化的示例:

•  在一张电子表格中跟踪跨社交媒体渠道和网站的品牌提及情况。

•  跟进合格的线索以安排咨询。

•  从电子邮件通讯列表中删除退回的订阅者。

•  创建项目中已完成任务的每周报告。

•  邀请客户在购买产品后留下评论。

•  在交易完成后收集发票签名。

这些只是涉及多个步骤(且通常涉及多个团队)的关键业务流程的几个示例。

为什么要投资工作流自动化?

为企业设置任何流程都是一项复杂的工作,设置这些系统自行运行的想法可能会让人感到有很大挑战,但是,投资工作流自动化有很多优势:

1.工作流自动化可帮助您节省时间。66% 的中小型企业知识型员工表示,工作中的自动化使他们能够专注于更具创造性的任务和项目。

2.工作流自动化减少了数据错误。34% 的受访知识型员工表示,实现自动化数据输入可以减少错误。

3.工作流自动化使企业得以扩大规模。88% 的小企业主表示,自动化使他们能够与更强大的对手竞争。工作流自动化帮助他们加快行动速度,更快地完成销售,减少在繁琐工作上花费的时间并提供更好的客户服务。

谁可以从工作流自动化中受益

无论您身处哪个行业,都可以从工作流自动化中受益。如果是使用应用程序或软件来工作,那么采用工作流自动化将会非常合适。

以下是不同工作角色如何从工作流自动化中受益的一些示例:


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